документы спортивной организацииДокументы, возникшие в процессе делопроизводства спортивной организации, в дальнейшем могут быть отправлены на длительное архивное хранение, а могут храниться небольшой срок, а затем быть помеченными к уничтожению. Отбор всех документов к хранению или уничтожению – результат проведения экспертизы информационной ценности этих документов. Работа по организации и проведению экспертизы информационной ценности имеющихся документов должны проводить грамотные сотрудники, которые при этом должны руководствоваться действующим архивным законодательством. Отбирая дела, которые должны храниться постоянно, следует учитывать номенклатуру дел предприятия, обязательно постранично просматривая их.

Из дел, подлежащих хранению постоянно, при постраничном просмотре, подлежат изъятию продублированные документы, черновики документов, их копии и документы с установленными сроками хранения. В то же время отбирают документы и дела с установленными (включительно до десяти лет) сроками хранения и с подошедшими к концу сроками хранения. Исходя из результатов экспертизы информационной ценности документов, составляют опись о выделении документов на утилизацию и дел с временным (более чем десять лет) и постоянного сроков хранения, дел и бумаг по личному составу, кроме того также составляют акт об выведении дел с подошедшими к концу сроками хранения на уничтожение таких дел (включительно до десяти лет).

Опись дел с временным сроком хранения (более чем десять лет) и постоянным сроком для их сохранения, дел и носителей информации по личному составу, кроме того акт об выделении бумаг к уничтожению включаются в рассмотрение на заседании экспертной комиссии предприятия, после чего согласовываются с архивом ведомства. Дела с временным сроком хранения (включительно до десяти лет) можно уничтожать только после того, как опись дел с временным (более чем десять лет) и постоянным сроками хранения, дел и бумаг по личному составу за определённый период утверждены и сданы в ведомственное архивное учреждение организации.

Описи дел являются учетными документами и основной составляющей научно-справочного отдела архива, обеспечивающей быстрый поиск документации. Описи составляются в трех экземплярах: первый экземпляр передается с делами в архив ведомства, второй прилагают к протоколам заседания экспертной комиссии в качестве основания, третий остается как контрольный экземпляр в аппарате организации. На дела с временным (более чем десять лет) и постоянным сроками хранения, и дела относящиеся к личному составу составляют отдельную опись. Форма описи едина для всех дел и документов. Дела с временным сроком хранения (до десяти лет) не подлежащие передаче на гос. хранение, по истечении срока хранения включают в акт о выделении этих документов для их уничтожения. При этом не допускают, чтобы уничтожение документов производилось до полного истечения всех сроков для их хранения.

Чтобы носители информации не были уничтожены раньше срока, необходимо соблюдать основное правило: дела включают в акт об уничтожении в случае, если обозначенный для них срок хранения истёк к 01 января именно того года, в котором составлялся акт. К примеру, дела со сроком хранения 3 года, законченные производством в 1999 года, могут включаться в акт, составляемый не раньше 01 января 2003 года. Оконченные производством дела с временным сроком (более десяти лет) и постоянным сроками хранения, сразу по окончании календарного года подготавливаются к передаче в архив ведомства. Доархивная подготовка дел включает процедуры: описание дел и их оформление.